Gérer des justificatifs sur le web

Objectif

Ajouter un justificatif, vérifier ses informations, retrouver une dépense et télécharger son original.

Prérequis

Être connecté à la version web d’App Tickets.
Avoir accès à l’organisation concernée.
Préparer un fichier JPEG, PNG ou PDF valide de 20 Mo maximum.

L’ajout et la consultation des justificatifs ne sont pas encore disponibles sur l’application mobile.

Ajouter un justificatif

Ouvrez l’organisation concernée.
Sélectionnez Dépenses, puis Ajouter un justificatif.
Sélectionnez un fichier JPEG, PNG ou PDF de 20 Mo maximum.
Pour un PDF, vérifiez les groupes de pages proposés et confirmez-les avant de continuer.
Sélectionnez Continuer.

Résultat attendu : l’étape Vérifier les informations s’affiche avec l’aperçu de votre fichier.

Vérifier et compléter les informations

Vérifiez le fournisseur, la date, le montant TTC, la devise et la catégorie.
Corrigez toute information qui ne correspond pas au justificatif.
Ajoutez le numéro de ticket si vous le souhaitez.
Vérifiez l’aperçu dans l’onglet Justificatif.
Sélectionnez Enregistrer, puis confirmez l’enregistrement.

Résultat attendu : le message Dépense enregistrée apparaît. Vous pouvez sélectionner Voir le justificatif ou ajouter un autre justificatif.

Comprendre l’analyse automatique

Lorsque l’analyse automatique est activée pour votre environnement, App Tickets peut proposer certaines informations du justificatif. Cette analyse peut être indisponible, incomplète ou échouer. Vous pouvez toujours poursuivre avec une saisie manuelle.

Relisez toujours les valeurs proposées, en particulier la date, le montant et la devise, avant d’enregistrer. Une proposition n’est pas une validation comptable.

Retrouver, consulter ou télécharger un justificatif

Ouvrez l’organisation, puis Dépenses.
Dans Dépenses accessibles, sélectionnez Consulter à côté de la dépense recherchée.
Consultez les informations et l’aperçu lorsque celui-ci est disponible.
Sélectionnez Télécharger pour enregistrer l’original sur votre appareil.

Résultat attendu : l’original est téléchargé uniquement pour les personnes autorisées dans l’organisation. Un member voit ses propres dépenses ; un admin ou un owner voit les dépenses de l’organisation.

Conversion comptable

Pour une dépense dans une devise différente de la devise comptable de l’organisation, une conversion peut être affichée. Si le message Conversion à compléter apparaît, vous pouvez enregistrer la dépense, mais aucun montant converti n’est disponible pour le moment. Un admin ou un owner peut corriger une conversion depuis la fiche de la dépense.

En cas de problème

Le fichier est refusé : vérifiez son format et sa taille. Seuls JPEG, PNG et PDF jusqu’à 20 Mo sont acceptés.
L’analyse automatique ne répond pas : continuez en saisie manuelle et vérifiez tous les champs.
L’aperçu ne s’affiche pas : téléchargez l’original pour le consulter.
Vous ne trouvez pas une dépense : vérifiez que vous êtes dans la bonne organisation. Un member ne voit que ses propres dépenses.

Pour exporter plusieurs dépenses, consultez Exporter les dépenses. Pour les autres difficultés, consultez Dépannage.