Exporter les dépenses

Objectif

Télécharger les dépenses d’une période au format CSV, ZIP ou Odoo pour les transmettre à votre comptabilité.

Prérequis

Être connecté à la version web d’App Tickets.
Être owner ou admin de l’organisation.
Pour un export Odoo : disposer d’une configuration Odoo complète et de conversions disponibles dans la devise cible.

Les members ne peuvent pas télécharger d’exports comptables.

Choisir une période et un format

Ouvrez l’organisation concernée.
Repérez la section Export comptable.
Choisissez une date de début et une date de fin. Les deux dates sont incluses ; la période ne peut pas dépasser 366 jours.
Choisissez le format souhaité :
- CSV comptable : les données des dépenses, les informations de conversion et le statut du justificatif ;
- ZIP : CSV et originaux : le même CSV et les originaux disponibles ;
- Export Odoo : un CSV prévu pour l’import Odoo, sans original joint.
Vérifiez le récapitulatif affiché, puis sélectionnez Télécharger l’export.

Résultat attendu : le fichier est téléchargé sur votre appareil. Vous pouvez annuler sa préparation tant qu’elle est en cours.

Limites de l’export ZIP

Un export ZIP ne peut pas contenir plus de 500 dépenses, 25 fichiers originaux ni 80 Mio d’originaux. Réduisez la période si le récapitulatif est trop important. Si un original attendu est indisponible, l’export s’arrête afin de ne pas créer une archive incomplète.

Préparer un export Odoo

Seul un owner peut enregistrer la configuration Odoo de l’organisation.

Ouvrez la page de l’organisation.
Dans Export comptable Odoo, renseignez le produit, le compte comptable, l’unité de mesure, la taxe, la devise cible et le délai d’échéance demandés par votre comptabilité.
Confirmez que les montants enregistrés sont TTC et que la taxe Odoo est paramétrée en conséquence.
Enregistrez la configuration.
Revenez à Export comptable, choisissez Export Odoo, puis téléchargez le fichier.

Résultat attendu : l’export Odoo est disponible lorsque la configuration est complète et que chaque dépense dispose déjà d’un montant converti dans la devise cible.

L’export ne lance ni une nouvelle conversion ni une analyse de justificatif. L’import dans votre instance Odoo doit être vérifié avec votre comptabilité, notamment pour le journal, le type de facture, le partenaire et les règles de taxe.

En cas de problème

L’export est indisponible : vérifiez que vous êtes owner ou admin et que la période ne dépasse pas 366 jours.
Le ZIP est trop volumineux : réduisez la période pour rester sous les limites de dépenses, de fichiers et de taille.
L’export Odoo est bloqué : demandez à un owner de compléter la configuration Odoo et vérifiez que les conversions nécessaires sont disponibles.
Certaines dépenses n’ont pas de montant converti : elles peuvent rester dans le CSV comptable sans montant de devise de base ; elles empêchent l’export Odoo lorsque sa devise cible est requise.

Consultez Gérer des justificatifs sur le web pour vérifier une dépense, ou Dépannage pour les difficultés fréquentes.